Gem Space для мероприятий и ивент-менеджмента: как организовать что угодно

Мы переписываемся с друзьями, коллегами, родственниками, делимся новостями и смешными картинками. Но этот Gem Space — гораздо больше, чем просто очередной чатик. Это мощный инструмент, который при правильном подходе может стать вашим главным помощником в организации мероприятий: от масштабной бизнес-конференции до дня рождения.

Разбираемся, как выжать максимум из Gem Space при планировании и проведении ивентов в бизнесе, образовании и личной жизни. Почему именно Gem Space? Ключевые преимущества для организаторов

Прежде чем погружаться в конкретные сценарии, давайте поймем, почему Gem Space так хорош для организации мероприятий:

• Мгновенная коммуникация
  Сообщения доставляются моментально. Это критично для быстрых согласований, срочных оповещений и решения внезапных проблем во время мероприятия.

• Групповые чаты
  Основа основ. Позволяют собрать всех участников, команду организаторов или спикеров в одном месте для обсуждений и координации.

• Мультимедиа
  Легко делиться фотографиями, видео, документами (программы мероприятия, схемы проезда или ссылки с маршрутом в Навигатор), контактами и геопозицией.

• Бесплатно
  Буквально ноль расходов на организацию.

• Простой интерфейс
  Большинство пользователей интуитивно понимают, как пользоваться Gem Space, что снижает порог входа.

• Функции для управления
  Возможность назначать админов в группах и Spaces, закреплять важные сообщения и тд.

Конечно, Gem Space не заменит специализированные ивент-платформы для очень крупных или сложных событий с продажей билетов и сложной логистикой. Но для 80% задач по организации он подходит идеально, особенно в малом и среднем бизнесе, в образовательных проектах и для личных нужд.

Gem Space для бизнеса: от корпоратива до конференции

Мероприятия в бизнесе — важный инструмент маркетинга, продаж и нетворкинга. Gem Space может существенно упростить их организацию.

Организация корпоратива: создаем праздник без хаоса

Корпоратив — это возможность для сотрудников неформально пообщаться, отдохнуть и почувствовать себя частью команды. Но для организаторов это часто головная боль. Как Gem Space поможет ее снять?

• Этап планирования:

Сбор идей и предпочтений: Создайте временный чат с активом компании или отделом, отвечающим за организацию.

Используйте опросы в Gem Space — в публичном чате создайте пост, нажмите на него правой кнопкой и выберите «Оставить комментарий».
Например, вы хотите посоветоваться с сотрудниками, где провести корпоратив? Предложите в комментариях варианты: ресторан, загородный клуб или лофт Z.

Похожим образом можно поступить и с тематикой вечеринки: 90-е, гангстерская тусовка, маскарад Гэтсби. Это вовлекает сотрудников и помогает выбрать то, что понравится большинству.

Координация оргкомитета: Создайте отдельный чат для команды организаторов. Здесь можно обсуждать бюджет, распределять задачи (кто отвечает за кейтеринг, кто за музыку, кто за трансфер), делиться контактами подрядчиков, согласовывать дизайн приглашений.

• Этап подготовки:

Информирование сотрудников: 

Создайте общий чат для всех приглашенных. Отправьте туда электронное приглашение, программу мероприятия, дресс-код, схему проезда или информацию о трансфере. Используйте закрепленные сообщения для самой важной информации (дата, время, место).

Сбор подтверждений (RSVP): Попросите сотрудников подтвердить свое участие личным сообщением организатору. ( «Планируете прийти? Да/Нет»).

Напоминания: За день-два до мероприятия отправьте напоминание в общий чат или рассылку.

• Во время мероприятия:

Оперативная координация: Чат оргкомитета становится онлай-штабом. «У нас закончились бокалы на баре!», «Нужно встретить артистов у входа». Так все решается значительно быстрее, чем при помощи личных сообщений.

• После мероприятия:

Сбор обратной связи: Отправьте ссылку на короткий опрос (например, Google Forms) через Gem Space, чтобы узнать, что понравилось, а что можно улучшить.

Сбор фото и видео: Попросите гостей делиться лучшими моментами в общем чате или создайте отдельный чат «Фото с корпоратива», куда все желающие могут скидывать свои кадры.
Чтобы чат не потерялся, добавьте его в Space, посвященный конкретному мероприятию. 

Проведение бизнес-конференции или семинара: держим всё под контролем

Организация конференции — задача более сложная, чем корпоратив. Здесь больше участников, спикеров, сложнее логистика. Но и тут Gem Space может быть крайне полезен, особенно для внутренней координации и коммуникации с участниками.

Координация команды: Как и в случае с корпоративом, чат для оргкомитета — мастхэв. Здесь обсуждаются все этапы, от концепции до подведения итогов. Распределение зон ответственности, согласование программы, работа с подрядчиками (площадка, техника, кейтеринг), решение форс-мажоров — все здесь.

Отдельный чат для спикеров: Сюда можно отправлять общую информацию (тайминг выступлений, технические требования, информация о трансфере и проживании), напоминания, ответы на вопросы. Это удобнее, чем писать индивидуально каждому — в личных сообщениях можно разве что обсуждать детали выступления каждого спикера.

QR-код со ссылкой на чат поддержки: Разместите на бейджах или информационных стендах QR-код, ведущий на специальный чат в Gem Space (если готовы его модерировать), где участники могут задать быстрые вопросы ( «Где найти зал B?», «Когда кофе-брейк?»).

Нетворкинг-чат (опционально и с осторожностью): Можно создать общий чат для всех участников для нетворкинга, но он требует строгой модерации, иначе быстро превратится в спам-помойку. Лучше заранее прописать правила общения.

Сбор обратной связи: Отправьте ссылку на анкету обратной связи через Gem Space после окончания конференции.

Организация клиентских мероприятий: воркшопы, презентации, дни открытых дверей

Gem Space отлично подходит для коммуникации с клиентами при организации менее масштабных, но важных бизнес-событий.

Поддержка во время онлайн-мероприятий: Если вы проводите вебинар или онлайн-воркшоп, можно создать временный чат в Gem Space для участников, где они смогут задавать вопросы по ходу, а спикер или модератор будут оперативно отвечать.

Например, автосервис организует бесплатный воркшоп по мелкому ремонту авто. Через Gem Space-канал постоянным клиентам отправляют приглашение со ссылкой на регистрацию. За день до воркшопа приходит напоминание и короткое видео с подготовленной площадкой.

Сбор отзывов и фото: Попросите участников поделиться впечатлениями или фото с мероприятия в личных сообщениях или специальном чате.

Gem Space в образовании: организация учебных и внеучебных мероприятий

Сфера образования также может эффективно использовать Gem Space для координации различных событий.

Школьные и университетские мероприятия: от собраний до экскурсий

Родительские чаты: Классика жанра. Здесь классный руководитель или активные родители могут координировать сбор средств на нужды класса, организацию праздников (Новый год, 8 Марта, выпускной), поездок, экскурсий.

Студенческие группы и клубы: Студенты используют Gem Space для координации работы над совместными проектами, организации встреч научного кружка, спортивных соревнований, вечеринок или выездов на природу.

Организация олимпиад и конкурсов: Оргкомитет школьной или университетской олимпиады может использовать Gem Space для быстрой связи между собой, координации волонтеров, решения возникающих вопросов (вроде «Нужны дополнительные бланки ответов в аудиторию 105»).

Онлайн-курсы и вебинары: поддержка и комьюнити

Gem Space может стать отличным дополнением к образовательным онлайн-платформам.

Чат поддержки курса: Создайте чат для студентов одного потока. Здесь они могут задавать вопросы кураторам или преподавателю, помогать друг другу с заданиями, делиться инсайтами. Это создает ощущение сообщества и повышает вовлеченность.

Напоминания о занятиях: Отправляйте напоминания о предстоящих вебинарах или дедлайнах по сдаче работ.

Распространение дополнительных материалов: Легко скинуть в чат ссылку на полезную статью, видео или PDF-файл по теме урока.

Личные и семейные мероприятия: просто и удобно

Пожалуй, именно здесь Gem Space используется для организации чаще всего, но и тут есть свои лайфхаки.

Организация дня рождения или юбилея

Сборы на подарок: Создайте чат без именинника с близкими друзьями или родственниками, чтобы обсудить и выбрать общий подарок или скинуться деньгами.

Планирование вечеринки-сюрприза: «Чат для заговорщиков» – идеальное место, чтобы распределить роли (кто отвлекает именинника, кто украшает место, кто забирает торт), согласовать время и место сбора.

Информирование гостей: Создайте чат для всех приглашенных (или используйте рассылку), чтобы сообщить дату, время, место, пожелания по подаркам (если есть вишлист) или дресс-коду. 

Координация встреч друзей или поездок

Планирование маршрута и программы: Обсуждайте и согласовывайте план поездки, делитесь ссылками на отели, билеты, интересные места.

Координация в реальном времени: Во время поездки или на большом мероприятии (фестиваль, концерт) легко потеряться. Gem Space помогает найти друг друга ("Я у главной сцены, справа от звуковой будки"), сообщить об опоздании, поделиться срочной информацией.

Разделение расходов: Обсуждение и подсчет общих трат во время совместной поездки или мероприятия.

Лучшие практики и лайфхаки для организаторов

Чтобы использование Gem Space было максимально эффективным и не превращалось в хаос, следуйте этим советам:

Четкие правила и администрирование групп

Название и описание группы: Сделайте их понятными, чтобы участники сразу понимали цель чата (например, « Организация конференции X», «Фото с юбилея Ивана Петровича»). В описании можно указать ключевую информацию.

Правила общения: Особенно в больших или рабочих чатах, стоит сразу установить правила: не флудить, не отправлять сообщения не по теме, уважать других участников, не писать в нерабочее время (если это рабочий чат). Назначьте администраторов, которые будут следить за порядком и удалять спам.

Использование функций Gem Space по максимуму

В Gem Space есть набор функций, при помощи которых организовывать мероприятия будет значительно легче. 

Когда Gem Space недостаточно

Нужно понимать и ограничения мессенджера — иногда лучше воспользоваться специализированными сервисами:

Продажа билетов и регистрация: Для этого лучше использовать специализированные ивент-платформы (TimePad, Nethouse.События и т.д.), так как в Gem Space нет собственной платежной системы.

Очень большие мероприятия (тысячи участников): Управлять коммуникацией с таким количеством людей только через Gem Space будет сложно. Потребуются email-рассылки, мобильные приложения для мероприятий. С другой стороны, мероприятия до тысячи человек удобнее организовывать именно в Gem Space.

Хранение важной документации: Хотя Gem Space позволяет отправлять файлы и структурировано хранить большие объемы документов, совместно работать над презентациями или документами удобнее в специализированных сервисах (для этого есть Google Drive, Notion и т.п.). Там лучше вносить правки, в Gem Space — обсуждать их. 

Формальная коммуникация: Для официальных приглашений или отчетов иногда требуется email или бумажный документ.

С остальными задачами Gem Space прекрасно справляется. Это не полноценная замена всем ивент-сервисам, а удобный инструмент для оперативной координации, быстрой коммуникации и информирования. 

Заключение

Gem Space из простого мессенджера превратился в незаменимого помощника для тех, кто организует мероприятия любого масштаба. Его доступность, простота и набор функций позволяют эффективно координировать команды, информировать участников, собирать обратную связь и решать возникающие проблемы «на ходу».