Alternativas a Microsoft Teams: opciones gratuitas y de pago analizadas
Entre tantas opciones en el mercado, ¿Cuál es la alternativa a Microsoft Teams? Hoy en día, las herramientas para trabajar en equipo a distancia se volvieron indispensables.
Microsoft Teams es, sin duda, una de las más populares. En 2024 llegó a tener cerca de 320 millones de usuarios activos diarios. Sin duda no es poca cosa.
Sin embargo, eso no quiere decir que funcione igual de bien para todos. En este artículo te compartimos algunas de las mejores alternativas a Microsoft Teams, para que las tengas en cuenta si estás pensando en cambiar o probar algo diferente.
¿En qué consiste Microsoft Teams?
Microsoft Teams es un tipo de programa que ayuda a los equipos de trabajo a comunicarse y organizarse mejor. Es parte de Microsoft 365, así que funciona muy bien si ya usas otras herramientas de ese paquete.
Con ella se puede chatear, hacer videollamadas, reunirse por audio, compartir archivos y trabajar en documentos al mismo tiempo, aunque cada quien esté en un lugar distinto. Todo dentro de un mismo espacio.
Una de las razones por las que muchas empresas lo prefieren es porque se integra de forma automática con programas como Word, Excel o PowerPoint. También con SharePoint.
Aun así, en un mercado tan competitivo hay variedad de opciones, pese a sus ventajas es completamente válido buscar alternativas a Teams.
3 razones por las que podrías necesitar una alternativa a Microsoft Teams
Estas son algunas de las razones más comunes por las que muchas empresas terminan buscando una alternativa a Microsoft Teams:
1. Tiene un límite de canales
Microsoft Teams es un tipo de programa en el que cada equipo solo puede tener hasta 200 canales estándar y 30 privados. Suena a mucho, pero para empresas que manejan muchos proyectos o clientes, ese número se alcanza más rápido de lo que uno piensa.
Cuando eso pasa, no queda otra que archivar canales o crear equipos nuevos. Eso desordena todo y hace más difícil encontrar la información, incentivando la búsqueda de Teams alternative.
2. Los permisos no son tan flexibles
Otra cosa que suele motivar buscar alternativas a Teams es cómo funciona el tema de los permisos. Con esta plataforma, si quieres invitar a alguien a un solo canal, no se puede. Tienes que agregarlo al equipo completo, y con eso le das acceso a casi todo.
Esto es un problema si solo necesitas colaborar con alguien externo en un tema específico. Se puede crear un canal privado, claro, pero gestionarlo no es lo más práctico del mundo. Otras Teams alternative permiten personalizar mucho más quién ve qué.
3. Los archivos se organizan regular
La gestión de archivos es mejorable y es otro motivo para considerar buscar una alternativa a Microsoft Teams. Todo lo que se comparte en un canal va a parar a la pestaña de “Archivos” y queda ahí, sin carpetas ni categorías claras.
Si en ese canal se comparte mucha información, encontrar un documento después es un dolor de cabeza. Se pueden crear carpetas en SharePoint, pero no todo el mundo sabe cómo hacerlo o ni siquiera lo tiene en cuenta.
Las 4 principales alternativas a Microsoft Teams
Hoy hay muchísimas herramientas pensadas para trabajar en equipo, comunicarse mejor y organizarse sin tanto caos. Pero no todas hacen lo mismo ni funcionan igual.
Por eso, acá te compartimos cinco mejores alternativas a Microsoft Teams que vale la pena conocer.
1. ClickUp
ClickUp es de esas plataformas que quieren hacerlo todo en un solo lugar. Tareas, proyectos, documentos, chat, hasta pizarras para hacer lluvia de ideas. Todo dentro de la misma herramienta.
Como alternativa a Microsoft Teams su fuerte es ayudar a los equipos remotos a trabajar mejor, a tener más orden y ahorrar tiempo con automatizaciones.
¿Qué se puede hacer en ClickUp?
Crear y asignar tareas, organizarlas en listas, tableros o cronogramas.
Chatear dentro de las tareas o en canales de equipo.
Escribir documentos colaborativos (sin salir de la plataforma).
Usar pizarras o formularios para ideas o recolectar información.
Grabar pantalla o video con transcripción automática.
Automatizar procesos y conectarlo con apps como Google Drive o Slack.
Lo bueno y lo no tan bueno
Pros:
Es una herramienta súper completa.
Tiene un plan gratuito bastante generoso.
Se puede personalizar casi todo.
Se actualiza todo el tiempo.
Contras:
No es la más fácil de aprender (sobre todo al principio).
Las videollamadas son básicas y dependen de otras apps.
Puede ir un poco lento si hay demasiada información cargada.
Las mejores funciones están en los planes pagos.
¿En qué se parece o diferencia de Microsoft Teams?
Tanto esta alternativa a Microsoft Teams como ClickUp sirven para comunicarse, trabajar en documentos compartidos y conectar otras apps. Las dos tienen opciones de seguridad y gestión de usuarios.
Pero la gran diferencia está en el enfoque. Teams es más fuerte en videollamadas y funciona perfecto dentro del ecosistema de Microsoft 365. ClickUp, en cambio, está pensado más para gestionar tareas y proyectos. Es ideal si tu prioridad es tener todo el trabajo organizado en un solo lugar, aunque no uses Office.
2. Slack
Slack es otra alternativa a Microsoft Teams. Es simple, práctica y está pensada para lo que más se hace en un equipo de trabajo: hablar, o mejor dicho, chatear.
Funciona por canales temáticos —por proyecto, por cliente, por equipo— y también permite enviar mensajes directos. Además, es una de las alternativas más populares a Microsoft Teams, sobre todo porque es fácil de usar y se conecta con casi cualquier otra herramienta que uses en tu día a día.
¿Qué se puede hacer con Slack?
Crear canales públicos o privados para organizar las conversaciones.
Responder en hilos (muy útil para no saturar el canal principal).
Buscar mensajes o archivos sin perder media hora en eso.
Conectar otras apps como Google Drive, Trello o GitHub.
Hacer videollamadas (aunque limitadas si usas el plan gratis).
Automatizar recordatorios, encuestas o notificaciones con bots.
Lo bueno y lo no tan bueno
Lo mejor:
Es intuitivo, no hace falta un manual.
El chat es rápido, limpio y fácil de seguir.
El plan gratuito alcanza bien si el equipo es pequeño.
Tiene muchísimas integraciones útiles.
Lo que no gusta tanto:
En el plan free solo guarda los mensajes de los últimos 90 días.
Las videollamadas grupales están bastante limitadas.
No trae gestor de tareas o documentos propio.
Los planes pagos no son baratos (arrancan desde 7,25 USD por usuario al mes).
¿En qué se parece o diferencia de Teams?
Esta alternativa a Microsoft Teams tiene varias similitudes como los chats por canales, videollamadas, búsqueda rápida y conexión con otras apps. Los dos son ideales para equipos que trabajan a distancia.
La gran diferencia está en que Slack es mucho más liviano, flexible y fácil de personalizar. Eso sí, si necesitas herramientas de oficina como Word o Excel, ya que no las vas a encontrar integradas. Para eso está Teams, que funciona mejor si ya usas Office 365.
3. Gem Space
Si buscas una alternativa a Microsoft Teams diferente, esta herramienta te gustará. No es solo para chatear o hacer videollamadas, también sirve para crear comunidades, compartir contenido y usar funciones con inteligencia artificial. Básicamente, lo que buscan es convertirse en una súper app para trabajar, conversar y organizar cosas desde un solo lugar.
¿Qué ofrece?
Chats uno a uno o en grupo, organizados por “Spaces”.
Videollamadas gratis, con hasta 1.000 personas, sin límite de tiempo.
Transcripción automática y traducción de voz a texto en varios idiomas.
Un feed tipo red social donde se pueden compartir actualizaciones o novedades.
Bots con IA que ayudan con tareas rápidas o respuestas automáticas.
Seguridad reforzada: todo va cifrado de extremo a extremo.
Lo bueno y lo no tanto
Lo que más destaca:
Videollamadas grandes, sin pagar.
Buen nivel de privacidad.
Tiene funciones modernas integradas, como IA o el feed social.
El plan gratuito es bastante generoso.
Lo que podría mejorar:
Todavía no se integra con muchas apps externas.
Algunas funciones se sienten nuevas, todavía en desarrollo.
No tiene una forma clara de organizar tareas o documentos.
Aún no está claro cómo será su modelo de negocio a futuro.
¿Qué tan parecida es a Teams?
Gem Space y Teams se parecen en lo básico: chats, videollamadas, canales o espacios para trabajar en equipo, y opciones para invitar a personas externas. Las dos son seguras y ofrecen buen control de acceso.
Gem Space es una alternativa a Microsoft Teams por tener un aire más fresco. Sus videollamadas aguantan mucha más gente, gratis. Tiene cosas nuevas como la IA integrada o el feed interno, que lo hacen ver más como una mezcla entre herramienta de trabajo y red social.
No es ideal si necesitas editar documentos o trabajar con Office, porque no se integra con nada de eso. Pero si buscas algo moderno, con buena privacidad y que sea gratis, funciona muy bien, especialmente para startups, eventos online o equipos que quieren algo más ágil.
4. Bitrix24
Una gran alternativa a Microsoft Teams es la plataforma Bitrix24, es como una navaja suiza para empresas. Tiene un poco de todo: chat, gestión de tareas, CRM, almacenamiento en la nube, flujos de trabajo automáticos y hasta herramientas de recursos humanos. Todo en un solo lugar.
¿Qué incluye?
Chat interno y videollamadas.
Tareas y proyectos organizados con tableros Kanban, Gantt y control de tiempos.
CRM para manejar clientes, ventas, contactos.
Almacenamiento de archivos en la nube.
Calendarios compartidos y control de ausencias.
Herramientas para crear sitios web y formularios.
Lo bueno y lo no tanto
Lo que suma:
Es una solución completa, sobre todo útil para pymes.
El plan gratuito permite usuarios ilimitados.
Sale más barato cuando el equipo crece, porque se paga por bloques.
Incluye CRM y telefonía integrada sin necesidad de apps externas.
Lo que puede complicar un poco:
No es fácil de usar al principio, hay mucho por descubrir.
La interfaz se siente cargada en algunos módulos.
Varias funciones avanzadas solo están en planes pagos.
La comunidad y el soporte no son tan amplios como en otras plataformas.
¿Qué tan diferente es de Teams?
Pese a que ambos te dejan chatear, hacer videollamadas, guardar archivos y organizar tareas. Bitrix24 califica entre las mejores alternativas a Microsoft Teams porque va más allá. Integra CRM, telefonía, automatización, recursos humanos. Es decir, no solo conecta al equipo, también ayuda a gestionar muchas partes del negocio desde un solo panel.
Reflexión final
Hay diferentes alternativas a Microsoft Teams, a pesar de ser una herramienta potente para trabajar en equipo y mantener todo en orden. Elegir la mejor opción debe ser según lo que necesite tu equipo —más flexibilidad, menos complicaciones, o simplemente otra forma de organizarse—, puede que otra plataforma se ajuste mejor o incluso complemente lo que ya usas.
Lo ideal es probar, comparar entre las mejores alternativas a Microsoft y quedarte con la que haga que colaborar sea más fácil y fluido.