Etiqueta para videoconferencias: X consejos para una reunión virtual exitosa
Actualmente, las reuniones en línea son indispensables para la comunicación empresarial. Esta herramienta nos permite gestionar el tiempo de manera efectiva, conectar con participantes remotos, hacer entrevistas, etc.
Aplicar técnicas de etiqueta en las videoconferencias es clave para transmitir profesionalismo y generar confianza. Sin embargo, muchos pasan por alto detalles necesarios como la colocación de la cámara, la elección del fondo y la puntualidad.
En este artículo te ofrecemos las claves para lograr una videoconferencia eficaz. Al adoptar estas buenas prácticas, puedes optimizar la experiencia y dejar una impresión positiva en tus interlocutores. Sigue leyendo y prepárate para llevar tus reuniones virtuales al siguiente nivel.
¿En qué consiste la etiqueta en las videoconferencias?
Según el Fondo Monetario Internacional, el teletrabajo ha ganado un enorme protagonismo. A partir del año 2020, las empresas implementaron ampliamente esta modalidad para que sus colaboradores hicieran las actividades desde casa, dentro de todo el contexto que la pandemia generó, y pasada esta coyuntura se ha mantenido.
Se trata de un modelo de trabajo remoto que exige reuniones virtuales frecuentes, empleando sistemas de comunicación que incluyen elementos avanzados de audio y vídeo para hacer videoconferencias.
Pero más allá del equipamiento y tecnología, hay otro punto clave dentro de esto, y es la etiqueta en las videoconferencias. Es decir, los comportamientos adecuados que fomentan el respeto y profesionalismo durante una reunión virtual. Seguir estas prácticas contribuye a crear una sesión más eficiente, productiva y agradable.
¿Cómo mejorar el protocolo de las videoconferencias?
Para ser asertivo en la comunicación virtual, no solo es importante conservar los buenos modales en las videoconferencias, también es importante conocer cuál es el entorno apropiado y cómo utilizar los recursos de forma efectiva.
A continuación, encontrarás las recomendaciones que te ayudarán a elevar la calidad de la interacción siguiendo un protocolo de las videollamadas efectivo.
1. Silencia tu micrófono para una videollamada sin distracciones
Dejar el micrófono abierto en una reunión por videoconferencia podría generar distracciones. La nueva tecnología de los micrófonos suele captar los sonidos más sutiles, como el ruido al teclear o estornudos, lo que interrumpe y desconcentra a los otros participantes.
Imagina que estás escribiendo notas o realizando tareas paralelas mientras escuchas la reunión. Aunque puede parecer inofensivo, el ruido de fondo podría confundirse como una falta de atención y, en el peor de los casos, molestar a tu jefe.
Silencia tu micrófono cuando no estás hablando como muestra de cortesía. Esta es una práctica clave para conservar el protocolo de las reuniones virtuales.
2. Planifica con anticipación
Armar una agenda es fundamental para una videoconferencia eficaz. Antes de programar el encuentro, identifica los temas que se debatirán y determina quiénes deben participar. Asegúrate de invitar únicamente a quienes tengan un interés directo en los asuntos tratados.
Comparte la agenda con antelación, al menos al inicio de la reunión. De esta manera, facilitarás la preparación de los involucrados y ayudarás a mantener el enfoque, optimizando el tiempo de todos.
3. Organiza toda la documentación
No dejes todo para el último minuto. Ten a mano todos los documentos antes de que comience la reunión virtual, tal como harías en una reunión convencional. Esto incluye presentaciones, informes, hojas de cálculo y cualquier otro recurso necesario para ser comentado durante la reunión.
Comparte estos archivos previamente, a través de correo electrónico o herramientas de colaboración como Dropbox o Google Drive, así los asistentes podrán revisarlos con calma y llegarán mejor informados.
Durante la videoconferencia, aplica estas estratégias y evita la pérdida de tiempo buscando documentos:
Mantén los archivos accesibles en tu escritorio o en carpetas de tu ordenador para compartir rápidamente.
Verifica que los formatos sean compatibles con las plataformas utilizadas.
Asegúrate de que los permisos estén configurados para que todos tus compañeros puedan verlos sin problema.
Si necesitas hacer una presentación con la pantalla compartida, cierra las ventanas y pestañas que no sean relevantes para la reunión. Deja abiertas únicamente las relacionadas con tu exposición.
Muchos softwares de videoconferencia ofrecen la opción de visualizar una ventana específica en lugar de toda la pantalla. Esta función sirve para preservar la privacidad y resaltar la información importante.
4. Presta atención
Este punto es básico para las normas de etiqueta en las videoconferencias. Evita distracciones como revisar el teléfono o realizar otras tareas durante la sesión porque podría verse poco profesional. En cambio, participa cuando lo consideres necesario, realiza preguntas, toma notas y da respuestas para demostrar tu compromiso con los objetivos de la reunión.
Además, no interrumpas cuando alguien esté hablando. Cuando desees intervenir, utiliza señales visuales como, por ejemplo, levantar la mano. Tu actitud proactiva en las reuniones virtuales crea un ambiente colaborativo y permite que todos los miembros del equipo se sientan escuchados.
5. Haz un plan de comunicación de reserva
En caso de presentar problemas técnicos, toma en cuenta otras alternativas como un teléfono móvil o un altavoz. Si la videoconferencia involucra a un gran número de participantes, te sugerimos enviar un enlace a un chat o red social donde puedan hacer preguntas o comunicarse con el moderador.
6. Cuida tu postura e iluminación
Para proyectar una imagen clara, emplea una fuente de luz frontal para iluminar tu rostro y prevenir las sombras. Puedes usar la luz natural, como una ventana, o invertir en un anillo de luz.
La colocación de la cámara debe ser a la altura de tus ojos o ligeramente por encima. Esta es la posición ideal para videoconferencias. Si es necesario, coloca libros o soportes bajo tu portátil o dispositivo para posicionarla correctamente.
Mira directamente a la cámara y mantente erguido con los hombros relajados. Una buena postura transmite confianza. Trata en lo posible de evitar moverte constantemente o mirar hacia abajo, ya que esto puede hacer que te veas distraído.
7. Escoge un lugar tranquilo
Elige un lugar libre de distracciones. Este espacio debe ser silencioso para promover la concentración a lo largo de la reunión virtual. Aquí te dejamos algunas recomendaciones:
Si es una sala de reuniones, asegúrate de que los micrófonos estén posicionados de manera estratégica.
En caso de que algún participante se encuentre en un área ruidosa, pídele que silencie su micrófono mientras no esté hablando.
Si estás participando desde una habitación personal, evita que haya una fuente de luz directamente detrás de ti.
Realiza una prueba previa de conexión a internet, audio y vídeo para verificar que todo funcione debidamente antes de comenzar la videoconferencia.
8. Viste de forma adecuada
Vestirse adecuadamente para una videoconferencia transmite credibilidad y respeto. No es necesario que todos se vistan con traje para una videollamada. La elección del atuendo dependerá del tipo de trabajo, el rol dentro de la empresa y las normas de la organización.
En la mayoría de los casos, una camisa limpia y el cabello bien arreglado son suficientes para dar una buena impresión. Sin embargo, para profesiones más formales, los atuendos suelen ser más elegantes, como una corbata o un traje.
Por otro lado, los profesionales del sector creativo tienen más libertad en cuanto a vestimenta. Para ellos, una camiseta y unos vaqueros son suficientes para una videollamada, todo dependerá del entorno profesional en el que te desenvuelvas.
9. Habla claro y pausado
Otro aspecto básico de la etiqueta en las videoconferencias es la forma de hablar. Recuerda que la calidad de las conexiones para reuniones puede variar y los dispositivos pueden presentar problemas técnicos. Por eso, es importante pronunciar las palabras con precisión y moderar la velocidad de tu discurso.
Ten presente que puede haber un pequeño retraso en la transmisión de audio, así que lo recomendable es hacer una breve pausa después de hacer una pregunta o escuchar la respuesta de alguien.
10. Respeta el tiempo
La puntualidad es crucial tanto para tu reputación como para los buenos modales en las videoconferencias. Al llegar unos minutos antes, demuestras que valoras el tiempo de todos y eres responsable con la productividad de la reunión.
La puntualidad también facilita que la sesión siga el cronograma establecido, lo que permite que todos los temas se analicen a fondo y se tomen las decisiones pertinentes. Asimismo, cumplir con la hora de inicio pautada genera confianza entre los miembros de la organización, lo que fortalece las relaciones laborales.
11. Selecciona un software adecuado
Existen millones de ofertas de softwares para videoconferencias. Sin embargo, a la hora de elegir, valora factores como la facilidad de uso, la calidad de vídeo y audio, y las funciones que ofrece, como la posibilidad de compartir pantalla, grabar sesiones o gestionar participantes.
Actualmente, encuentras alternativas populares como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, incluso hay otras especializadas para reuniones más pequeñas o entornos corporativos (plataformas como GemSpace destacan por su diseño intuitivo, funcionalidad y capacidad de adaptarse a diferentes necesidades profesionales). La mayoría de estas plataformas ofrecen integraciones con otras aplicaciones para una mejor experiencia:
Calendarios
Sistemas de gestión de proyectos
Funciones de planificación
Debemos resaltar que al momento de elegir, confirma que todos los participantes tengan acceso a la plataforma seleccionada y que sepan cómo ejecutar sus funciones.
Definitivamente, las videoconferencias llegaron para revolucionar la comunicación profesional. Para garantizar que estas reuniones virtuales sean productivas y fluidas, es necesario seguir una serie de prácticas de etiqueta, las cuales involucran la preparación del espacio, el equipo adecuado, puntualidad y comunicación clara. No olvides que cada detalle cuenta para lograr una experiencia efectiva.
Fuente de referencia:
El teletrabajo impulsa la productividad. (2024, 16 septiembre). IMF.